ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает развернутое определение понятия «делопроизводство». Согласно ГОСТу, «делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Документирование представляет собой процесс создания документов. Документы должны иметь установленную форму и содержать определенный набор реквизитов. Организация работы с документами – это процесс учета, движения документов на предприятии. Данный вид деятельности также принято называть документооборот.

Чаще всего в деятельности предприятий используется сочетание двух систем документооборота: бумажного и электронного. Организация делопроизводства на предприятии начинается с утверждения перечня используемых форм документов, инструкции по делопроизводству, должностных инструкций делопроизводителей и секретарей.

Развитие современных телекоммуникационных систем, повсеместное использование компьютеров в организациях послужило отправной точкой для создания и внедрения систем электронного документооборота. Электронный документооборот позволяет делопроизводителям оперативно решать возложенные на них задачи. В системе электронного документооборота возможен быстрый поиск нужного документа, регистрация, отслеживание движения документов.

Программа семинаров и тренингов по делопроизводству, секретариату предполагает изучение основ делопроизводства и порядка ведения делопроизводства на предприятии, а также знакомство с возможностями электронной системы документооборота. Место проведения семинаров и тренингов - это Москва, так что Вам не придется покидать свой город, чтобы изучить делопроизводство и документооборот.

В небольшой организации ведение делопроизводства может осуществляться самим руководителем, либо одним из менеджеров, выполняющим одновременно какую-либо другую работу. В крупных организациях и предприятиях для ведения делопроизводства и документооборота создается служба делопроизводства либо секретариат, имеющий в своем составе несколько сотрудников.

Секретариат может работать централизованно, обеспечивая документооборот предприятия в целом. Иногда применяется и децентрализованная организация делопроизводства на предприятии, когда свои службы по делопроизводству создаются в структурных подразделениях компании. Встречается и смешанная система организации делопроизводства.

Четко организованное делопроизводство на предприятии, в организации помогает оптимизировать процесс управления, наладить эффективное взаимодействие с государственными органами, другими субъектами внешних связей. Чтобы делопроизводство и документооборот в компании осуществлялись качественно и последовательно, не зависели от изменения кадрового состава делопроизводителей, издается специальная инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству на вновь созданном предприятии – это основа для организации делопроизводства с нуля. В ней определяется, какими нормативными документами руководствуется служба делопроизводства, как происходит регистрация документов, и осуществляется контроль их исполнения. Вместе с инструкцией по делопроизводству утверждаются формы документов, подлежащие использованию. Каждый делопроизводитель обязан соблюдать положения инструкции.

Благодаря семинарам и тренингам Делопроизводство и секретариат (место проведения - Москва ), Вы сможете не только подробно рассмотреть основы делопроизводства, но и узнаете, как происходит организация делопроизводства с нуля. Руководителям предприятий будет полезна информация об особенностях ведения делопроизводства, создания документов, регламентирующих этот процесс.

В процессе своей деятельности некоторые компании поначалу не уделяют должного внимания сфере делопроизводства и документооборота. Но по мере своего развития они сталкиваются с проблемой увеличивающегося потока документов, ростом количества внешних связей. Необходимость упорядочения документооборота требует создания службы делопроизводства и организации делопроизводства с нуля.

Делопроизводство с нуля можно организовать, воспользовавшись услугами консалтинговых фирм. Такие фирмы предлагают разовые услуги по созданию реестров документов, разработке инструкции по делопроизводству, а также полное сопровождение Вашей компании в сфере делопроизводства.

В этом случае Вам не нужно будет создавать собственную службу делопроизводства, а Вашими документами займутся опытные делопроизводители, в совершенстве владеющие не только основами делопроизводства, но знающие его тонкости.

Семинары и тренинги по делопроизводству, секретариату - прекрасная возможность для опытных секретарей и делопроизводителей не только восстановить в памяти основы делопроизводства, но и узнать последние нововведения в области документооборота, получить актуальные знания от профессионалов. А Москва - отличное место для повышения квалификации в секретарском деле и делопроизводстве.