Секретарь – сотрудник, отвечающий за административно – хозяйственное обеспечение работы руководителя. Секретарь руководителя первым встречает посетителей, принимает телефонные звонки. В обязанности секретаря входит организация деловых встреч руководителя, запись посетителей к нему на прием.

Чем крупнее компания, тем больше должностных обязанностей у секретаря. В некоторых коммерческих компаниях и государственных организациях создаются секретариаты, имеющие в своем составе несколько секретарей, выполняющих различные обязанности.

В секретариате могут быть предусмотрены должности пресс секретаря, секретаря референта, секретаря делопроизводителя и секретаря менеджера. Каждая из перечисленных должностей подразумевает исполнение определенных функций и свою специфику работы. Функциональные обязанности секретаря, требования к квалификации закрепляются в должностной инструкции секретаря.

Пресс секретарь отвечает за общение со СМИ, написание пресс-релизов, организовывает пресс-конференции, лично общается с журналистами. Пресс секретарь отслеживает публикации о компании, размещенные в СМИ. Для пресс секретаря особо важным качеством является способность четко излагать свои мысли, передавать информацию, не искажая ее смысла, не поддаваться на провокационные вопросы при общении с журналистами.

Работа секретаря делопроизводителя связана, в основном, с документами. Секретарь делопроизводитель формирует дела с входящей и исходящей корреспонденцией, принимает почту, адресованную руководителю компании, передает ему документы на подпись. Работа секретаря делопроизводителя заключается также в контроле исполнения распоряжений руководителя, переданных в подразделения предприятия.

Интересная и насыщенная программа семинаров и тренингов (место проведения - Москва) дает возможность познакомиться с работой секретаря, узнать больше об обязанностях секретаря.

Должность секретаря референта предполагает выполнение довольно широкого круга обязанностей. Именно секретарь референт по своим функциям ближе к личному помощнику руководителя. Он не только принимает телефонные звонки и почту, но составляет график деловых встреч своего руководителя, организует проведение переговоров и собраний, присутствует на них, ведет протокол. В инструкции секретаря референта может быть указана и его обязанность сопровождать руководителя в деловых поездках и командировках.

Ознакомившись с инструкцией секретаря менеджера, можно придти к выводу, что его обязанности совпадают с обязанностями офис менеджера. Если компания малочисленна, то один сотрудник легко сможет справиться с обязанностями секретаря менеджера, осуществляя административно – хозяйственное обеспечение деятельности не только своего непосредственного руководителя, но и всего офиса.

Секретарь менеджер назначается ответственным лицом за закупку, хранение и распределение канцелярских товаров, расходных материалов для офисной техники. Должностная инструкция секретаря менеджера ряда компаний предусматривает наделение его функциями по учету рабочего времени сотрудников офиса.

Семинары и тренинги по программе Секретарь - это отличная возможность для желающих работать в должности секретаря познакомиться со спецификой работы пресс секретаря, секретаря референта, секретаря делопроизводителя. А Москва - идеальное место для повышения квалификации секретарей, которые могут пообщаться с коллегами, обменяться практическим опытом и поделиться знаниями.

Современный секретарь руководителя не только незаменимый помощник в вопросах делопроизводства, но и организатор деловых мероприятий. В обязанности секретаря руководителя неизменно входит организация всевозможных “круглых столов”, презентаций, конференций и собраний.

Должность секретаря руководителя большого числа компаний предусматривает общение с зарубежными партнерами. В связи с этим в инструкции секретаря есть положения о том, что данный работник обязан свободно владеть каким-либо иностранным языком, досконально знать и соблюдать нормы этикета и этики.

В работе секретаря руководителя могут возникнуть неприятные и даже конфликтные ситуации, связанные с обязанностью секретаря передавать поручения руководителя подчиненным, знакомить их с приказами и распоряжениями. Секретарь должен уметь сглаживать конфликты, быть стрессоустойчивым. не терять присутствия духа.

По роду своей деятельности секретарь работает с конфиденциальной информацией, касающейся деятельности фирмы и лично руководителя. В должностной инструкции секретаря могут быть отдельно упомянуто положение о недопустимости разглашения, перечислены сведения, относящиеся к конфиденциальным.

Секретарь должен уметь пользоваться офисной техникой, иметь высокую скорость набора текста, знать компьютерные программы для создания текстовых и графических документов, презентаций.

В процессе семинаров и тренингов (место проведения - Москва) Вы рассмотрите должностные инструкции секретарей различных компаний, узнаете, какие требования предъявляются к претендентам на должность секретаря, какова специфика работы секретаря.