Описание краткое

На сегодняшний день Microsoft Outlook является одним из самых распространённых программных продуктов оперативного управления и тайм-менеджмента, установлен практически на каждом компьютере. Практика показывает, что применение такого простого, недорогого и в тоже время функционального инструмента вместе с соответствующими методиками в несколько раз повышает эффективность и качество работы пользователя. Для руководителей – это возможность высвободить время и сосредоточиться на стратегических задачах, для специалистов – это возможность выполнить собственные задачи и поступившие поручения быстрее установленных сроков и в полном объёме.

Основной акцент на данном семинаре делается не на том "какие нажимать кнопки", а на том как решать практические бизнес-задачи с помощью MS Outlook (т.е. правильно планировать задачи и встречи, контролировать исполнение задач и бизнес-процессов, эффективно работать с электронной почтой и большими объёмами информации). Поэтому по результатам семинара участники получают знания + навыки как по работе в MS Outlook, так и по основным методикам и успешным практикам тайм-менеджмента.
Уникальность и отличие данного семинара состоит в том, что на нём показывается тесная связь бизнес-процессов (процессного подхода) и тайм-менеджмента. Т.е. на основе описанных бизнес-процессов (моделей и регламентов) запускается оперативное управление ими. А на нижнем уровне идёт управление задачами и организация эффективной работы исполнителей в рамках каждого бизнес-процесса с помощью методик и технологий тайм-менеджмента.

На семинаре каждому участнику предоставляется компьютер с установленным MS Outlook, на котором выполняются практические задания. Это позволяет участникам сразу после завершения семинара встраивать полученные наработки в деятельность своих организаций и дальше их развивать. В целях упрощения практических заданий, MS Outlook рассматривается в локальной версии без привязки к корпоративной ИТ-системе и Exchange-серверам.

Материалы в MS Outlook, которые демонстрируются на семинаре, передаются участникам в электронном виде. По каждому разделу семинара приводятся практические примеры, основанные на ведущем опыте из данной области и работе различных организаций.

Для эффективного обучения на семинаре необходимы базовые знания и навыки по работе с программными продуктами MS Word и MS Excel.

Результаты обучения

Семинар-практикум даёт ответы на следующие вопросы:
 Как быстро выполнять большой объём задач и найти резервы времени?
 Как правильно планировать своё время, задачи и встречи?
 Как упорядочить и формализовать свою рабочую деятельность?
 Как эффективно работать с большими объёмами информации, в том числе с электронной почтой?
 Как повысить мастерство деловой переписки?
 Как контролировать бизнес-процессы и исполнение задач?
 Как использовать модели и регламенты бизнес-процессов для планирования и назначения задач в Outlook?
 Как применять базовые и сервисные функции MS Outlook на профессиональном уровне?
 Как синхронизировать информацию и календари, работая на нескольких компьютерах и мобильных устройствах?

Описание полное

Содержание программы:

1. Основы управления бизнес-процессами и тайм-менеджмента (управления временем)
o Система управления бизнес-процессами и процессный подход
o Связь управления бизнес-процессами и тайм-менеджмента
o Основные понятия и принципы тайм-менеджмента
o Методики личного и корпоративного тайм-менеджмента
o Практические методы повышения личной эффективности и производительности труда, примеры

2. Интерфейс и базовые функции MS Outlook
o Главное меню («лента»)
o Область навигации
o Учётные записи, файлы данных, резервное копирование
o Представления: просмотр, создание, настройка
o Работа с контактами (адресная книга): создание, настройка, отображение, история взаимодействия по контакту

3. Раздел «Почта»
o Основные функции и настройки раздела «Почта»
o Правила и мастерство деловой переписки
o Обработка входящих и исходящих писем (правила эффективной работы с информацией)
o Поиск писем по параметрам
o Настройка каталога папок для хранения писем
o Работа с несколькими почтовыми серверами (учётными записями)
o Настройка многоуровневого метода защиты от нежелательных сообщений (спама), фильтры (правила)

4. Раздел «Задачи»
o Основные функции и настройки раздела «Задачи»
o Планирование и назначение задач
o Группировка задач по бизнес-процессам и другим категориям
o Контроль исполнения задач и поручений: активные, завершённые, просроченные задачи
o Контроль согласования бизнес-процессов и документов с помощью новых пользовательских полей
o Хронометраж бизнес-процессов и задач (учёт и анализ времени выполнения, длительность)
o Импорт задач в MS Outlook из моделей бизнес-процессов, разработанных в программных продуктах бизнес-моделирования (MS Visio, Business Studio, ARIS) и управления проектами (MS Project)
5. Раздел «Календарь»
o Основные функции и настройки раздела «Календарь»
o Планирование задач, встреч (событий) в календаре, жёсткие и гибкие встречи
o Условное форматирование: автоматическая подсветка встреч в календаре в зависимости от типа и названия встречи
o Повторяющиеся встречи (события)
o Поиск встреч по ключевым словам, отбор встреч по параметрам
o Работа с панелью задач в календаре, бюджетирование времени в календаре на выполнение задач
o Хронометраж задач и встреч в календаре (учёт и анализ времени выполнения, длительность)
o Работа с несколькими календарями
o Экспорт / импорт календаря, синхронизация с внешними календарями (Google Calendar и др.)

Целевая аудитория

для всех руководителей и специалистов вне зависимости от сферы деятельности и отрасли. В первую очередь рекомендуется пройти обучение тем руководителям и специалистам, которые работают с большими объёмами информации, имеют высокую трудовую загрузку, участвуют во многих бизнес-процессах организации, выполняют сложные и многопрофильные задачи.