Описание краткое

Давно позади остались времена, когда секретарь умел лишь варить кофе и печатать на машинке. Профессиональный секретарь сегодня — это второй человек в компании после ее руководителя. Всему, что должен уметь современный секретарь, успешно обучают на нашем интенсив-курсе, который состоит из трех самостоятельных программ: «Этикет и деловая культура», «Профессиональные навыки секретаря/ помощника руководителя» и «Документооборот и деловая переписка». Вы можете принять участие как в полном курсе, так и в отдельных программах

Цели курса

Получить комплекс всех знаний и навыков, необходимых для успешной работы секретарем/ помощником руководителя

Метод проведения

Мини-лекции, групповые дискуссии, деловые игры, практикумы, анализ случаев из практики участников, обратная связь

Описание полное

Программа:
День 1. Этикет и деловая культура

Служебная культура

Виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность
Субординация, взаимодействие между сотрудниками
Особенности женских и мужских коллективов
Культура поведения в напряженных и конфликтных ситуациях
Практикум бесконфликтного общения

Речевой этикет. Деловая лексика

Культура речи, язык и стиль. Требования к правильной речи
Этикетные речевые формулы делового общения. Обращение, приветствие, просьба, извинение, поздравление и т.д.
Речевые клише, фразы, которых необходимо избегать
Умение говорить и принимать комплименты
Голос, его власть и влияние. Интонация, паузы, логическое ударение, темп, тембр речи, артикуляция
Практикум:
Отработка этикетных речевых форм общения
Упражнение «Ваш самый лучший голос»

Культура делового общения

Искусство управления первым впечатлением. Эффекты восприятия
Способы, помогающие расположить к себе собеседника и завоевать его внимание
Основные приемы эффективной самопрезентации
Невербальные средства общения. Мимика, позы, жесты
Этикетно-значимые жесты, когда и где они допустимы и разрешимы
Как преодолеть психологические барьеры общения
Психологические особенности и различия в общении мужчин и женщин
Особенности общения с зарубежными партнерами (Европа, Восток, Азия)
Особенности общения с людьми, страдающими дефектами речи, слуха, имеющими физические недостатки
Упражнение «Невербальный диалог». Практикум самопрезентации

Деловой имидж

Деловой гардероб. Основные стили одежды. Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили
Правила корпоративного дресс-кода
Украшения и аксессуары
Основные ошибки в оформлении внешности
Средовой имидж: кабинет, рабочее место секретаря
Практикум:
Ваш личный дресс-код

День 2. Профессиональные навыки секретаря/помощника руководителя

Взаимодействие секретаря и руководителя

Психологическая совместимость секретаря и руководителя
Субординация
Составление расписания руководителя.
Организация рабочего графика, планирование
Распределение информации
Контроль исполнений поручений руководителя
Создание базы контактов руководителя
Обеспечение командировок
Сопровождение руководителя на приемах, деловых обедах и пр.
Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя
Прием посетителей

Правила приветствия. Представление при знакомстве
Обращение. Роль первой фразы
Встреча посетителя, представление его сотрудникам и руководству
Регулирование потоков посетителей
Проблемные посетители. Если посетитель вынужден ждать
Встреча VIP клиента. Соблюдение конфиденциальности
Особенности общение с иностранными клиентами и партнерами
Завершение беседы. Прощание: как избегать промахов и соблюсти нормы этикета
Практикум:
Деловая игра «Сервисное обслуживание посетителя в офисе»

Деловые и специальные мероприятия, приемы

Подготовка информационно-справочных документов мероприятия
Документирование деловых мероприятий
Оформление места для совещаний, переговоров. Правила рассадки за столом
Процедура официального знакомства
Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета
Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, встреча гостей
Организация культурной программы, выбор подарков
Практикум:
Деловая игра «Подготовка приема»

Деловой телефонный разговор

Прием и распределение телефонных звонков; фиксация и передача сообщений
Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления
Эмоции в общении, «телефонная улыбка», умение слушать
Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами
Проблемные разговоры по телефону
Практикум:
Отработка интонации и выразительности голоса, скорости и ритма общения по телефону. Деловая игра «Проблемный звонок»

День 3. Документооборот и деловая переписка

Организация документооборота и документационное обслуживание

Нормативно-методическая база делопроизводства
Классификация документов. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Организация документооборота. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов
Справочно-информационная работа. Формирование и оформление дел
Подготовка документов к передаче на архивное хранение и уничтожение дел
Оформление документов и управленческих решений

Требования к бланкам документов. Оформление различных видов бланков
Основные и дополнительные реквизиты документа. Формуляр-образец
Подписание, согласование и утверждение документов. Удостоверение печатью
Правила составления и оформления документов
организационных (положения, инструкции, правила)
распорядительных (приказы, распоряжения, решения)
информационно-справочных (протоколов, актов, справок)
договорных
содержащих конфиденциальные сведения
Практика:
Анализ ошибок в оформлении документов

Деловая переписка

Классификация писем по тематике, функциональным и структурным признакам
Виды бланков, использующихся в деловой переписке. Реквизиты бланка. Реквизиты делового письма
Внутренняя переписка. Докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т.д.: виды, характеристика, особенности текста. Использование стандартных формул (клише) для внутренней переписки
Внешняя переписка: виды писем, характеристика, особенности текста, использование стандартных формул (клише)
Коммерческие письма (письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов)
Деловые письма (сопроводительное, договорное письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т.п.)
Нерегламентированные письма (рекламные, информационные, письмо-представление фирмы и т.п.)
Личная служебная переписка (поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации) и т.п.
Практика:
Написание письма для заданных ситуаций, редактирование текстов