Описание краткое

Компания начинается с секретаря, поэтому навыкам этого сотрудника всегда уделялось должное внимание. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о Компании в целом. Плохо подготовленные секретари вызывают разочарование, портят настроение и меняют мнение об организации не в лучшую сторону. Наша программа поможет секретарям и помощникам руководителей повысить профессиональную эффективность

Эта программа является частью «Интенсив-курса секретаря/ помощника руководителя»

Цели курса

Отработать навыки, необходимые для успешной работы секретаря

Метод проведения

Мини-лекции, групповые дискуссии, деловые игры, практикумы, анализ случаев из практики участников, обратная связь

Описание полное

Программа:
Взаимодействие секретаря и руководителя

Психологическая совместимость секретаря и руководителя
Субординация
Составление расписания руководителя.
Организация рабочего графика, планирование
Распределение информации
Контроль исполнений поручений руководителя
Создание базы контактов руководителя
Обеспечение командировок
Сопровождение руководителя на приемах, деловых обедах и пр.
Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя
Прием посетителей

Правила приветствия. Представление при знакомстве
Обращение. Роль первой фразы
Встреча посетителя, представление его сотрудникам и руководству
Регулирование потоков посетителей
Проблемные посетители. Если посетитель вынужден ждать
Встреча VIP гостя. Соблюдение конфиденциальности
Особенности общения с иностранными клиентами и партнерами
Завершение беседы. Прощание: как избегать промахов и соблюсти нормы этикета
Практикум:
Деловая игра «Сервисное обслуживание посетителя в офисе»

Деловые и специальные мероприятия, приемы

Подготовка информационно-справочных документов мероприятия
Документирование деловых мероприятий
Оформление места для совещаний, переговоров. Правила рассадки за столом
Процедура официального знакомства
Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета
Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, встреча гостей
Организация культурной программы, выбор подарков
Практикум:
Деловая игра «Подготовка приема»

Деловой телефонный разговор

Прием и распределение телефонных звонков; фиксация и передача сообщений
Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления
Эмоции в общении, «телефонная улыбка», умение слушать
Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами
Проблемные разговоры по телефону
Практикум:
Отработка интонации и выразительности голоса, скорости и ритма общения по телефону. Деловая игра «Проблемный звонок»