Описание краткое

Руководитель секретариата

Описание полное

Программа семинара
Время проведения: 09:00 - 16:15

Свернуть программу
Личная эффективность


Уровни развития организационного мышления
Путь от специалиста к руководителю
Стратегия личностного и профессионального роста
Кризисы в профессиональной деятельности
Личностные компетенции
Ключевые навыки высокоэффективных людей
Восприятие изменений. Реакция на неудачу. Самооценка
Мотивационно - ценностный профиль личности
Ассертивность как компетенция
5 стратегий разрешения конфликтных ситуаций
Влияние в переговорах
Харизма и эмоциональное лидерство
Управление командой. Командные ценности
Структура ролей в команде. Постановка целей
Коммуникации в работе помощника руководителя (секретаря)


Коммуникация как часть системы
Цикл управления организацией: планирование, организация, контроль
Роль помощника руководителя в обеспечении связи между ключевыми функциями
Виды коммуникаций: межличностная, аппаратная, вертикальная, горизонтальная
Информация как вид власти – как помощнику руководителя грамотно передавать сообщения
Каналы коммуникации
Невербальная коммуникация: внешний вид помощника руководителя
Дресс-код
Общие правила встречи гостей
Оформление рабочего пространства приёмной и переговорных комнат
Голос в работе секретаря
Настройка голоса в начале рабочего дня
Алгоритм ответов по телефону
Специфика передачи информации по телефону
Вербальный канал коммуникации
Логика передаваемой информации. Правила запоминания. Как не упустить самое существенное
Приёмы и техники для структурирования передаваемой информации: нисходящая и восходящая аргументация, правило Сократа
Организация процесса передачи информации
Расстановка приоритетов передаваемой информации. Матрица Эйзенхауэра в работе помощника руководителя
Грамотное планирование рабочего времени – как успевать выполнять поручения
Способы фиксации заданий – как не забывать существенное
Оформление письменной информации
Основные правила деловой переписки
Корректные ответы на корреспонденцию (по просьбе руководителя)
Основные ошибки секретаря при общении по электронной почте. Способы и техники исправления
Управленческий документооборот в современном офисе


Функции службы делопроизводства
Алгоритм документирования управленческих решений
Оформление проектов документов
Процедура согласования (визирования) документа
Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений
Сроки прохождения документов
Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
Организация работы с исполненными документами
Систематизация документов и организация их хранения
Номенклатура дел организации. Порядок разработки, утверждения и введения в действие
Определение сроков хранения документов
Практикум: Составление номенклатуры дел
Порядок передачи документов на архивное хранение
Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
Практикум: Оформление актов о выделении дел на уничтжение, об уничтожении дел
Административная ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами
Целеполагание


Мечты, цели и задачи. В чем разница
Что такое цель в формате результата. Анализ постановки цели в формате получения наилучшего результата. Как прояснение конечного результата, достижения, влияет на создание цели
Практикум: Упражнение на правильную постановку цели
Ценности. Определение своих ценностей, выгод, смыслов при постановке целей в бизнесе, текущей деятельности, должности
Упражнение: Определение важности цели
Кейс: Колесо ценностей - мотивация достижения целей
Формулировка целей по методу SMART
Кейс: Что изволите, то и получите
Принцип экологичности цели по отношению к другим целям. Почему это важно
Кейс: Проверка цели на экологичность
Кейс: Как ставить цели подчиненным. Работа в парах для закрепления навыка
Техника чемпионов. Визуализация цели и подстройка к будущему результату
Практикум: Отработка в парах техники визуализации целей
Бережливый офис

Краткая история развития концепции бережливого предприятия
Ценность, поток создания ценности в офисной работе
Потери. Как повысить производительность труда
Оптимизация офисных процессов
Организация рабочего пространства
Визуализация задач
Современный архив: нормативно-методическая база, организация работы

Место архива в организационной структуре предприятия. Положение об архиве организации, основные задачи, направления деятельности и функции архива
Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Основные правила работы архивов организаций
Номенклатура дел организации и номенклатуры дел структурных подразделений организации: порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений
Формы номенклатуры дел. Особенности составления номенклатуры дел с нуля и доработка уже имеющейся номенклатуры
Индексация дел и сроки их хранения. Структура перечней. Порядок определения хранения дел по перечню. Сроки хранения электронных документов
Критерии ценности документов. Создание и организация работы экспертной комиссии по определению ценности документов. Оформление результатов проведения экспертизы
Оформление и описание дел. Особенности оформления обложки дела в организациях различных форм собственности. Составления листа-заверения. Составление внутренней описи дела. Особенности формирования и оформления личных дел
Процедура передачи документов на хранение в архив организации
Документирование процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения
Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Особенности уничтожения конфиденциальных документов. Составление акта об уничтожении дел
Требования по обеспечению сохранности документов
Проверка наличия и состояния архивных дел
Правила выдачи документов из архива
Правила изъятия документов из архива
Использование документов архива: правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем и других документов по различным вопросам
Организация и создание электронного архива
Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки